La comunicazione telefonica è un aspetto commerciale fondamentale per instaurare il primo rapporto con il tuo potenziale cliente. Ci sono degli errori da evitare per trasformare il tuo primo contatto nel primo passo verso una trattativa vincente.
Stai alla larga da questi 6 punti!
1 Insicurezza
Durante una telefonata con i tuoi potenziali clienti è fondamentale farsi sentire sicuri per quanto riguarda le varie argomentazioni che si andranno a trattare. E’ consigliabile evitare di fare chiamate improvvisate senza avere bene in mente i concetti che si vogliono esprimere o peggio ancora di distogliere la propria attenzione dal contesto che si sta affrontando pensando a cose che possano distrarre.
2 Tono alto e fuori luogo
Durante una conversazione vis a vis, la comunicazione risulta più comprensibile grazie anche al linguaggio non verbale in special modo alla mimica facciale che ci aiuta a relazionarci con i nostri interlocutori.
Nel caso in cui invece ci troviamo a comunicare telefonicamente allora la cosa diventa più complessa. Pertanto, nel corso di una telefonata, è assolutamente controproducente usare toni alti; in una corretta comunicazione telefonica si deve parlare in modo chiaro ed esprimere sempre un atteggiamento positivo.
Anche se in apparenza l’uso di un linguaggio tecnico potrebbe connotare una certa competenza, in realtà si può correre il rischio di risultare poco comprensibili con il risultato di annoiare l’interlocutore fino a perdere la sua concentrazione. Inglesismi e tecnicismi quindi vanno appena accennati e molto misurati. La competenza traspare grazie alla sicurezza con la quale si esprimono concetti chiari e semplici. Inoltre, l’ascolto attivo contribuisce a mantenere il filo del discorso trasformando la conversazione che scorre fluida in un momento apprezzabile.
Quindi, non farti sentire troppo professionale e adegua il tuo linguaggio al livello dell’interlocutore.
3 Essere impreparati
Non metterti a fare telefonate senza avere un minimo di conoscenza dell’interlocutore, sembrerai poco professionale. Se non sei abbastanza informato sull’argomento che andrai a trattare non sarai preso sul serio e rischierai di risultare poco affidabile.
4 Telefonata multitasking
Mettersi a fare delle telefonate importanti quando si hanno intorno colleghi che svolgono le loro attività, o farle durante un tragitto per prendere il treno o peggio ancora quando sei in ambienti dove c’è musica ad alto volume crea incomprensioni e la telefonata perde di interesse. L’interlocutore potrebbe dimostrare disagio e la distrazione dovuta ad un ambiente caotico rende complicato anche l’ascolto.
5 Fretta e apatia
Un grave errore da non commettere nel corso di una telefonata è quello di stringere i tempi quando invece l’interlocutore al contrario dimostra di voler dilungarsi. Non si deve interrompere un cliente più volte, ma seguirlo nel suo escursus senza mai dare l’impressione di voler troncare la chiamata .
La voce al telefono è un mezzo fondamentale per trasmettere il proprio stato d’animo. Usare la voce “ blu” ovvero la voce “ sorridente” aiuta a creare immediatamente empatia e a dimostrare interesse.
Se esci da una giornata stressante o semplicemente non sei di ottimo umore, è consigliabile aumentare la concentrazione, fare un bel respiro profondo prima della chiamata e cercare di trasmettere sensazioni positive a chi è dall’altra parte del telefono.
Avrai solo da guadagnarci.
6 Ricordarsi tutto a mente
Prendere sempre nota di quando si dice durante la telefonata. Farlo, aiuta a non dimenticare quanto detto e soprattutto in un eventuale richiamo consente di sorprendere piacevolmente l’interlocutore ricordandogli alcuni particolari della trascorsa chiamata, trasmettendo quindi un forte livello di professionalità ed attenzione.
Non chiudere mai una conversazione, possibilmente lasciare che sia l’altro a farlo. Non dimenticare mai di ringraziare, cosa molto importante.
Questo potrebbe sembrare esagerato, ma a volte per mancanza di tempo o anche solo per pigrizia rischiamo di impostare male le telefonate e non avere quindi dei buoni riscontri.
Anche per questo motivo avvalersi di una segreteria commerciale porta ad ottimi risultati.
