17 Mar 2020 | Sonia Berrera

Smart Working: da necessità a risorsa

In un momento come questo, in cui, per causa di forza maggiore, si è costretti a limitare i contatti umani per il benessere collettivo, molte aziende per proseguire le loro attività, hanno scelto di organizzare il telelavoro per alcune figure professionali interne.

Grazie alla tecnologia, è possibile usufruire di questa opzione lavorativa ed è più facile che ad utilizzarla siano più le aziende che operano nel ramo servizi, che quelle che si occupano di produzione e vendita.

Sicuramente hai già pianificato tutta una serie di operazioni per prepararti a questo tipo di realtà, però potrebbe esserti utile un piccolo riepilogo per ottimizzare al meglio il tuo lavoro e quello del tuo team.

Quali sono i 3 punti fondamentali per ottenere il massimo dei risultati?

1) Organizzazione strutturale

Per lavorare da casa è fondamentale che tu e i tuoi dipendenti disponiate dei mezzi necessari per poter svolgere nel migliore dei modi i rispettivi compiti: un buon portatile o desktop, un collegamento internet di discreta potenza (soprattutto in questo momento di forte richiesta che causa sovraccarico delle linee) e un accesso sicuro al tuo server aziendale, ricordando che spesso le soluzioni improvvisate, possono essere rischiose per la protezione dei dati.

Un altro vantaggio fondamentale dello Smart Working è quello ambientale.  Se effettuato con tutte le opportune modalità, consente di evitare lo stress dovuto a spostamenti. È importante creare in casa un ambiente riservato, che può essere una stanza della propria abitazione o quanto meno un’area dove si possa avere un minimo di privacy senza che le attività quotidiane della famiglia possano interferire penalizzando la concentrazione. L’ambiente domestico infatti, è ricco di distrazioni che non devono far perdere il filo logico dell’attività lavorativa. Fondamentale non dimenticare le piccole pause che ci si prende anche nel corso della normale attività in ufficio.

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2) Piano di lavoro

Per organizzare al meglio l’attività, è importante che per ogni persona del team sia chiaro ogni singolo compito che deve portare a termine entro la fine della giornata.

Il coordinatore, nel corso della prima riunione online del mattino, deve pianificare il lavoro giornaliero preparando una serie di attività per ogni membro del team (To do list) e chiedere di compilare un report serale con le operazioni compiute, in modo da poter organizzare la nuova lista per il giorno successivo. Utile sarebbe creare la To do List come una Check List, prevedendo già lo spazio per poter inserire annotazioni da parte di chi la compila in modo che i report risultino di facile lettura, evitando singole mail che potrebbero essere dispersive. Con questo sistema, è possibile tenere la situazione sotto controllo raggiungendo gli obiettivi lavorativi necessari affinché il telelavoro corrisponda ad una soluzione efficace per l’azienda.

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3) Cosa evitare

  • Numero eccessivo di riunioni giornaliere con il team online

Sono sufficienti 2, una ad inizio giornata e una al termine, per evitare il rallentamento dell’operatività e garantire la produttività.

  • Pensare che è una situazione temporanea e organizzarsi in modo approssimativo

Ogni giorno di lavoro è prezioso e al di là del fatto che la necessità del telelavoro possa durare pochi giorni è necessario lavorare di qualità.

  • Non avere il polso della situazione

Gestire il telelavoro non è una cosa semplice, ma neanche impossibile. Bisogna prendere coscienza che la pianificazione delle attività e la gestione del personale sono basilari, non si può pensare ad un “autogestione”, che porterebbe risultati negativi. Il coordinatore delle attività deve tenere i contatti con tutti i membri del team e assicurarsi che ognuno rispetti il piano di lavoro giornaliero da lui preparato, in modo che, come in una piccola catena di montaggio ognuno dia il suo apporto.

  • Pensare che i problemi siano amplificati

I problemi relativi alla classica attività lavorativa sono gli stessi che possono accadere durante il telelavoro, la gestione della situazione fa la differenza.

È importante sensibilizzare i clienti e far capire loro che l’attività prosegue con la stessa professionalità e la stessa puntualità di sempre.

  • Abbattersi per la mole di lavoro più ampia

È vero, lo Smart Working richiede più lavoro rispetto alle attività ordinarie, più che altro dal punto di vista organizzativo per chi si trova a coordinare il lavoro altrui. È anche vero però che spesso è l’unica soluzione se non la migliore. Bisogna sempre vedere il lato positivo!

 

Quando tutto tornerà alla normalità, una cosa è certa, tutti faranno tesoro di questa esperienza e sarà più semplice ottimizzare le risorse.

In futuro chissà alcune aziende valutando i vantaggi del telelavoro, potrebbero considerarlo un normale strumento e non solo una soluzione transitoria.


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